Dwar l-awtoġestjoni u l-isfidi tagħha - għalliem konfuż

#יםמהשבוי Yona Shuman #Post3

אני אחראי אצלנו בחברה בין היתר על תחום הניהול העצמי של הפורטפוליו שלנו וגם על הכשרת אחרים לניהול עצמי.

בפוסט הזה אתן כמה טיפים כלליים איך להתחיל לנהל לבד נכסים ולמה לשים לב בניהול עצמי של נכסים.

קודם כל אני ממליץ בחום לנהל את הנכסים באמצעות תוכנת ניהול נכסים שמקלה מאוד על התהליך. קיימים שלל תוכנות ניהול נכסים, אך מפאת קוצר היריעה אתייחס ל-2:

אצלנו בחברה אנחנו מנהלים את הפורטפוליו שלנו באמצעות תוכנת Hemlane, התוכנה אמנם אינה חינמית (עולה 34$ בסיס + 15$ לכל נכס) אך מצאנו שיש לה יתרונות רבים ששווים לנו את התשלום. לדוגמא:

-כשרוצים לפרסם את הנכס להשכרה, התוכנה מפרסמת את זה בכל האתרים המוכרים בצורה ישירה.

-כחלק מתהליך ה-screening שמבצעים לדייר חדש, התוכנה מתממשקת עם TransUnion בשביל להוציא בדיקת רקע על היסטוריית evictions ועוד אינפורמציה כללית על המצב הכלכלי, כולל credit score.

התוכנה מחייבת את הדייר לשלם תשלום מלא של השכירות החודשית וחוסמת אופציה לתשלום שכירות חלקי, שכן תשלום שכירות חלקי מערים קשיים על הליך הפינוי.

-התקשרות בינינו לבין הדייר עוברת דרך שירות לקוחות האנושי של המליין שזמינה לדייר 24/7, ויש אופציה ששירות הלקוחות יטפל בפנייה ישירות מול בעלי המקצוע שאני מגדיר במערכת בשביל תיקונים. אני כמובן גם יכול להגדיר סכום שמעליו הם צריכים לפנות אלי לאישור.

-מקבלים מנוי לאתר RocketLawyer שבו טיוטות של חוזים לכל נושא ומותאם אישית לכל סטייט עם אופציה למילוי אוטומטי של הנתונים בחוזים. 

יש גם תוכנות ניהול נכסים חינמיות דוגמת TurboTenant שגם בהם ניתן לעשות שימוש, אבל אנחנו מאוד אוהבים את שירות הלקוחות האנושי בהמליין ואת האוטומציה של קריאות השירות וזה שווה לנו את התשלום החודשי. 

דבר נוסף שחשוב להפנות זרקור אליו בכל הקשור לניהול עצמי של נכסים הוא הקשר וההתנהלות מול הדיירים.

מצד אחד, אנחנו רוצים יחסים טובים עם הדיירים ושהם יהיו מרוצים (וגם כיף להיות נחמדים) ומצד שני הניסיון לימד אותנו שככל שנהיה בקשר חברי יותר עם הדיירים וניענה לדרישותיהם גם בנושאים שהם מעבר לתחזוקה שוטפת, כך יפתחו לנו יותר קריאות שירות. בסופו של דבר אנחנו מנהלים עסק של רנטלים, המרווחים לא גדולים ויש לנהל את הנכסים באופן מדויק.

לכן בחברה שלנו ככלל התקשורת מול הדיירים בענייני קריאות שירות נעשית אך ורק באמצעות פתיחת קריאת שירות מול תוכנת הניהול, המענה על הקריאה נעשית באמצעות תוכנת הניהול ואנחנו מקפידים להיענות באופן מהיר ומיטבי לקריאות שירות שהם באחריותינו כבעלי בית ולסרב בנימוס לקריאות שירות אחרות.

תתפלאו לגלות אילו קריאות שירות דיירים יפתחו אם תגרמו להם להרגיש בנוח מידי. לדוגמא קיבלנו קריאת שירות על קורי עכביש בנכס והדיירים נענו בצורה אדיבה שזה לא באחריותינו ושמומלץ פשוט לנקות אותם. קריאה נוספת שקיבלנו הייתה בבקשה להחליף את כל השקעים בבית לשקעים חדשים על אף שמערכת החשמל תקינה וכך הנכס הושכר.

עניין נוסף שחשוב לציין הוא מועדי תשלום. ההמלצה שלנו היא מאוד להקפיד על מועדי תשלום. אם דייר מאחר בכמה ימים להקפיד לגבות ממנו את הקנס הקבוע בהסכם השכירות על איחור. כאשר דייר לא משלם ולא מתקשר איתכם בנוגע לזה, ההמלצה שלנו לפנות לדייר ולשאול אם יש בעיה כלשהי בתשלומים החודש ואם אין היענות, להדביק על דלתו של הדייר התראה לפני הגשת תביעת פינוי. בהקשר זה אספר על נכס שרכשנו במחיר הזדמנותי עם דייר, שידענו שהוא בעייתי. הגיע הראשון לחודש והדייר לא מיהר לשלם. להודעה ששלחנו אליו הוא ענה בקללות ובהערמת קשיים. למחרת היום הודבק על דלתו הודעת פינוי ועוד באותו היום השכירות הועברה אלינו. חשוב מאד להתייחס לעניין כעסק. אם תתחילו לתת לדיירים ארכות ללא קנס לעיתים תכופות הם יראו בכך הרגל. אם תהיה מאד ברורים שאצלכם לא מאחרים תקבלו את השכירות במלואו ובמועדו.

טיפ נוסף הוא לדאוג להסכם שכירות מפורט ככל הניתן וכמובן עם חודש דיפוזיט לפחות. תתפלאו לגלות כמה אירועים יפגשו אותכם במהלך תקופת השכירות וסעיף רלוונטי לטובתכם ממש עוזר במצבים כאלו.

לסיכום, אני ממש ממליץ לקפוץ למים, ללמוד איך לנהל לבד ולצאת לדרך, כשיודעים מה לעשות ׳השד׳ לא נורא בכלל ומקנה שליטה מלאה בעסק ויכולת להגדיל את העסק לשלב הבא.

בתמונה: נכסים שנכנסו תחת בעלותינו לאחרונה