אין מושלם, אבל טוב לשאוף
#יזםהשבוע ליאת גוטפריד
#פוסט4
אז מה עושה יועצת ארגונית בתחום הנדל”ן? קודם כל מאוד נהנית מהדרך והתהליך ולומדת כל הזמן, ויחד עם זה כל הזמן שואפת לשפר את התהליכים שאני עושה ביום יום, אם זה להציע הצעה על נכס, לנהל שיחות עבודה או לתקשר עם השותפה שלי. האם כל התהליכים שאני עושה מושלמים? ממש לא! אבל…כשאני נתקלת במשהו שלא עבד אני מדלגת על שלב ההלקאה העצמית (בד”כ) ועוברת מיד לשלב הפקת הלקחים, זה יכול להיות בדברים קטנים כמו שיחה שלא השגתי בה את המטרות שלי, או שיפוט לא נכון של נכס כשמנתחת אותו.
במקרה של שיחה פחות מוצלחת אני אנסה להבין איפה היה הכשל? האם בהכנה לשיחה? האם חשתי חוסר בטחון? האם הצד השני הצליח ללחוץ לי על נקודות מסוימות? על איזה נקודות? איך אני מתכוננות פעם הבאה כדי שהשיחה הבאה תהיה מוצלחת (כן, אני עושה הכנה כמעט לקראת כל שיחה עסקית, רושמת לי מטרות, או אג’נדה שאני רוצה להעלות)?
בתהליך של ניתוח נכסים עד לכניסה לחוזה יש לנו (לשותפה שלי, נועה #NoaCohenShabtai ולי) כמה צ’ק ליסטים לכל חלק בתהליך כדי למנוע פספוסים כי יש הרבה דברים לזכור! לדוגמא בניתוח נכסים, תמיד בודקות אם יש גראג’ (נכתב בדם:)), אם נמצא על כביש ראשי, אם יש מזגן ועוד כמה, כשרוצות לשים הצעה יש צ’ק ליסט שלם שכולל הצהרה מהמוכרים, POS, אינספקשן אם קיים כבר, לבדוק אם יש דייר, להתנות את החוזה בסיור של המתווך בנכס ועוד כמה. וכל הצ’ק ליסטים האלה עוזרים לנו לבנות תהליך נכון, עקבי עם כמה שפחות טעויות, והוצאות מיותרות. אז הנוהל אצלנו, כשקורה משהו קטן או משהו גדול שלא עבד בצורה מושלמת, אנחנו נדבר על זה ונבין יחד מה לא עבד, בלי אגו, בלי האשמות, בצורה הכי נקיה שיש, נלמד ונמשיך הלאה חכמות יותר.
והאמת זה אחד הדברים הכייפים לדעת שכל יום אנחנו קצת יותר טובות מאתמול בזכות התהליך הזה שאנחנו לא מפסיקות לעשות:)
עוד דרך מעולה שאימצנו לשיפור תהליך של ניהול היום יום השוטף היא הכנת (TDL (To Do List. כשרק התחלנו היה לנו פרויקט אחד וזה היה קליל לניהול אבל אז הצטרפו עוד נכסים וזה נהיה די מבלבל, כמובן שפתחתי אקסל (מוטיב חוזר בסיפורים שלי למי שעוקב:)) ובניתי קובץ TDL ייעודי שישמש אותנו להשגת שליטה על כל המשימות היומיומיות האלו, כל דבר הכי קטן מורידה מיד מהראש ומכניסה לרשימה: מתי מתחילות תהליך פינוי לדיירת שלא שילמה, עד מתי אפשר לשלם את המיסים על הנכס באוקליד (פרבר בקליבלנד), וגם רעיונות פחות יומיומיים כמו להתחיל לברר על תחום Rent To Own. בתוך הרשימה אני מדרגת לי כמה המשימה (או הרעיון) חשובה, חקר תחום חדש לצורך העניין יקבל עדיפות נמוכה אבל הוא יהיה שם ברשימה וכל פעם שנעבור על ה-TDL נעבור גם על זה, ויום אחד נהיה כנראה בשלות באמת להתחיל ללמוד את זה. או שאולי נבין שזה בכלל לא רלוונטי נקפיא את המשימה ונסנן אותה. אחר כך אגדיר לכל משימה את תאריך היעד שלה לביצוע, וגם מי אחראי לביצוע המשימה ומול מי, כמובן לאיזה פרויקט שייכת המשימה ומה הסטטוס של המשימה (יכול להיות גם אירוע מתגלגל, שכל שבוע או כמה ימים אעדכן מה הסטטוס כמו במקרה של הדיירת שלא רוצה להתפנות:(). אני מנהלת רשימה אחת כזאת בה מרוכזות כלללל המשימות שלנו וכמעט כל יום עבודה נועה ואני מנהלות פגישת סטטוס משימות, עוברות על הרשימה, מתקדמות עם משימות ומסמנות V על מה שבוצע (אין יותר כיף מזה:))
הבנו שהמטרדים האלה, המשימות המרחפות, גוזלות לנו אנרגיה, כשהורדנו אותם על הכתב ונפגשנו איתם בשוטף, זה יצר פורמט שהיה לנו נעים וקל לנהל והפך אותנו להרבה יותר אפקטיביות.
מקווה שהיה לכם מעניין, תודה שקראתם, כמובן מוזמנים להתייעץ, לספר מה דעתכם, בתגובות או בפרטי.
בתמונה נכס עם דיירת שלא רוצה להתפנות?♀️
Responses