System! System! System! אחד הדברים, ש Yoav Pinhas השותף שלי מדבר עליהם זה סיסטם.…

System! System! System!

אחד הדברים, ש Yoav Pinhas השותף שלי מדבר עליהם זה סיסטם. איך בעצם בונים מערך של פיקוח ושליטה מרחוק בעסקאות נדל”ן

אז כן, אנחנו לא שם כל הזמן, אז איך אפשר לעקוב אחרי מספר פרוייקטים במקביל ולהיות במרכז העיניינים שאנחנו 6000 מייל מרחק משם?

אחת הדרכים הראשונות והברורות (שדרך אגב זה ממש בכל עסק) כל אחד שפועל בעסק חייב לדעת את המיקום המדוייק שלו. איזה בורג הוא אמור לסובב במכונה שלנו ואיך בדיוק הוא צריך לסובב את זה, לא נתון לפרשנות! בדיוק ככה! ואם לפעמים יש סטיות, אז פשוט מדייקים את הנהלים שלא יהיו סטיות בפעם הבאה.

אז כן, אנחנו מנהלים למעלה מ 10 פרוייקטים שונים במקביל בכל זמן נתון, טסים אחת לשלושה ארבעה שבועות, לשבוע עד 10 ימים וגלו מה… אנחנו לא מבקרים יותר מידי בנכסים… אנחנו לא נמצאים בכל נכס כל יום בזמן שאנחנו פה… אנחנו פשוט נותנים לעסק להתנהל ולהמשיך לרוץ. אנחנו כן נפגשים עם הקבלנים בפגישה מסודרת עם זמן ברור לפגישה ומטרת הפגישה. מגיעים לנכס נותנים לקבלן את השקפת העולם בשטח, פגישה של 30 דקות ומתקדמים הלאה. אנחנו נגיע שוב להציץ לפני שאנחנו עוזבים, אבל אנחנו ממשיכים לתת לסיסטם לעבוד כמו שזה עובד שאנחנו לא שם.

אז מה זה הסיסטם?

כל מתווך (רילטור) יודע מה הוא צריך לעשות עבורנו, כל קבלן יודע בדיוק מה הסקופ, מה החומרים, מה הזמנים, מה הציפיה, מה ההסכם, מתי הוא צריך לשלוח מה ואיך, וכל איש שטח זה או אחר ברור לו בדיוק מה אנחנו רוצים ומצפים מאיך שהדברים יקרו.

מעל לכל יש לנו בחור שהוא מנהל פרוייקטים בשטח, אנחנו מרחיבים את מוטת השליטה שלו מעסקה לעסקה ומקבלן לקבלן אבל עדיין שולטים בצורה אבסולוטית בכל צעד שנעשה. הוא בדר”כ נפגש עם הקבלן בבית לעבור על משימות שבוצעו בשבוע האחרון ומשימות מתוכננות לשבוע הקרוב. עוברים על מה שבוצע והוא נותן תיקונים לפי השקפת העולם שלנו. הוא שולח לנו ווטסאפ עם תמונות מכל פינה בבית (שהוסבר לו מראש באיזה צורה לצלם) + 3-4 סרטונים (1 לכל איזור בבית, כולל בחוץ בצורה שהוסברה מראש). מעבר לכל נותן לנו דווח מה ראה בשטח בכתב, מה האיכות (יש לנו קודים=Poor, Good, Great, אנחנו תמיד רוצים לשמוע Great אם לא… שיחה לקבלן), האם התקדמות בפרוייקט היא סבירה (או האם מישהו שכח לקום בבוקר לעבודה).

בעצם, כל שלב מתועד בתמונות וידאו וכתב. מעבר לכל אני עורך שתי שיחות שבועיות עם הקבלן, מוודא את הדברים שנאמרו מבין מה נעשה ואת התוכניות לשבוע הקרוב, אנחנו מעדכנים את המידע בקבוצות הפנימיות של הצוות שלנו ובקבוצות הווטסאפ עם הקבלן. שהכל יהיה מתועד, אין בולשיט… זה מה שנאמר, מתקדמים לפי התוכניות.

כל המידע מתנקז לתוך שני מקומות, אחד קבוצת הווטסאפ עם כל התמונות והצ’אטים של קבלת ההחלטות בווטסאפ, חלק קטן מההתכתבות כגון אימייל זה בעיקר לתשלום ותיעוד דברים בחתימה ושאר התוכן מתנקז לתוך קובץ מידע שלנו שבו אנו שואבים את כל מעקב השיחות והתכנים עם הקבלנים ועושים מעקב שוטף וצמוד אחרי הפעולות שלהם והמעקב על תהליך העבודה.

קצת רקע עלי: אני בן 37 בניתי מספר עסקים בחיי מ-0 וכל חיי חלמתי לעבוד פחות ולהרוויח הרבה, הבנתי שהדרך הנכונה היא לא לעשות את העבודה בעצמי אלא להכשיר בצורה איכותית את האנשים סביבי, אני מתרכז כרגע בעיקר בניהול השוטף של הדברים ועובד הרבה שעות כדי לעבות את היסודות של המערכת, הצוותים האמריקאים שאנחנו עובדים איתם מאומנים על ידי שעות על גבי שעות בטלפון על הדרך שבה אנחנו רואים את העסק שלנו ומצפים שהתוצאות שלו יראו, אנחנו תמיד נראה נכונות לעזור ולתמוך באנשים שלנו בכל דרך שהיא על מנת לתת להם את האנרגיה להמשיך (כי בכל זאת כל ענף השיפוצים והבניה לא פשוט בכלל, אנשים משוגעים שעובדים עבודה פיזית קשה ולפעמים בחום גבוה שיכול להקפיץ להם את הפיוז בכל שניה.) אבל לאורך כל הדרך אנחנו מאמנים אותם לציפיות שלנו ולדרך שבה אנחנו ממשיכים לשפר את המערכות שלנו כל הזמן.

בעסק האחרון שלי בעולם השיווק והפרסום באינטרנט שמכרתי, בניתי במשך 5 שנים סיסטם שאיפשר לי לנהל 8 אנשים שעבדו מהבית ולטפל בלמעלה מ 70 לקוחות שמקבלים שירות חודשי עם אורך חיים ממוצע של לקוח למעלה מ-3 שנים (גבוה מאוד בתחום). הדרך שבה הדברים נוהלו איפשרו לי לעבוד בממוצע 3-4 שעות ביום ועדיין לתת שירות מעולה לכלל לקוחות החברה. אני נתתי את המענה שהיה נדרש בעסק ברמת שדרת הניהול.

הדבר האחרון שחשוב לציין שכל הדברים שציינתי בהקשר של כל בורג במערכת, כל דבר כתוב בצורה מאוד מאוד ברורה שחור על גבי לבן – בלי סטיות (אם יש סטיה, מתקנים), עם הסברים וירידה לפרטים, כולל מטרת על של החברה, מטרת על של העובד ופירוק של העבודה לגורמים, כך שמחר בבוקר אם אצטרך להחליף עובד, זמן ההכשרה יהיה חצי ואולי רבע מהזמן שהייתי צריך ללכת מסביב לכל הצרכים שלי עם עובד חדש. הכל מדוייק וברור. בום!

מקווה שאהבתם את המשנה הקלילה שלי לסיסטם.

אשמח לשאלות ופידבקים.

בתמונה (צוות קבלנים שפינקנו אותם בנישנושים בפוש האחרון שהם נתנו לסיים בית לפני מכירה – קפצתי לפנק והמשכתי לדרכי, לא בדקתי את הבית… את זה יעשה מי שיודע לעשות את זה מעולה)

קישור לפוסט המקורי בפורום נדל”ן ארצות הברית בפייסבוק – עובד במחשב שולחני (לצפייה בפוסט יש להיות חברים שאושרו לפורום)

את התגובות המקוריות לפוסט ניתן לקרוא בתחתית דף הפוסט הנוכחי באתר או בקישור לפוסט בפייסבוק וכמובן שאתם מוזמנים להצטרף לדיון