התמסרות וכלים לבניית סיסטם יציב לעסק.
#יזםהשבוע דניאל ניגרי #פוסט3
בפוסט הקרוב אני אשתף אותכם בהתפתחות של החברה שלנו בדגש על הסיסטם שבנינו והכלים/נהלים שאנחנו משתמשים בהם כדי להתמודד עם האתגרים הרבים שהיו וימשיכו להיות לאורך הדרך.
אבל לפני שאני מתחיל אני רוצה לחזור שניה למילים בסוף הפוסט של אתמול
התמסרתי לחברה בצורה אבסולוטית!
במילים האלה סיימתי את הפוסט אתמול ואיתם אני אתחיל היום כי אני מאמין שההתמסרות של היזם היא המפתח והמנוע להצלחה של כל מיזם. בשנתיים וחצי האחרונות אני והשותפים שלי עובדים מסביב לשעון בלבנות את החברה שלנו. גם היום שיש לנו לא מעט עובדים אנחנו עדין עובדים רב שעות היממה על החברה שלנו. מדובר בהקרבה גדולה שבאה על חשבון לא מעט דברים בחיים שלנו ושל הקרובים שלנו, אבל בשביל לייצר הצלחה שוב ושוב כזאת שבונה חברה יציבה ורווחית לטווח ארוך אין קסמים ואין קיצורי דרך.
הדרך היחידה היא עבודה קשה והתמסרות שהיא המנוע של היזם.
עבודה קשה כל אחד יכול לבצע אבל הבעיה העיקרית היא שעבודה קשה בלי התמסרות תוביל למצב הרסני בוא היזם שונא את העסק שהוא בנה בעצמו. או במילים אחרות – הלך המנוע.
התמסרות (בשונה ממחויבות) היא לצערנו הרב לא בשליטתנו אלא מגיע ממקום רגשי ועמוק יותר. אז איך אפשר לייצר את ההתמסרות הזאת? שאלה קשה בטירוף שעד היום זו התשובה הכי טובה שהגעתי אליה עם עצמי.
אני חושב שההתמסרות מחייבת חזון, תמונה ברורה של מטרה שאנחנו רוצים להגיע אליה ונוגעת בנו במקום עמוק. חזון כזה, בשילוב עם רגעים של הצלחה, הם הדלק שמשאיר את המנוע עובד, הם אלו שיוצרים את תחושת ההתמסרות אצל היזם שנחוצה כל כך להצלחה של כל מיזם.
אז איך כל זה קשור לפוסט של היום?
מהסיבה הפשוטה שללא ההתמסרות האבסולוטית שלי, של השותפים שלי ושל המשפחות שלנו לחברה אין שום סיכוי שהיינו עובדים ימים ולילות על מנת להפוך כמעט כל תהליך בחברה שלנו לשיטתי וסיסטמתי בצורה כזאת שלא משאירה ספק בנוגע לגבי איך עושים מה בעסק, יוצרת סדר בכאוס ומאפשרת לנו לגדול בלי ללכת לאיבוד.
בחלק זה של הפוסט אני רוצה לשתף אותכם בחלק מהכלים, הנהלים והתהליכים שאנחנו משתמשים בהם בחברה שלנו והם אלו שמרכיבים את הסיסטם שלנו. בתקווה שחלקכם תוכלו לקחת מזה ערך וליישם בעסקים שלכם.
מבנה ארגוני (Organization Chart) – המבנה הארגוני הוא השלד של העסק. כל עסק, כולל עסקים של בן אדם אחד, צריכים מבנה ארגוני כלשהו. לא סתם אומרים שהשלם גדול מסך חלקיו. חלוקה של העסק למחלקות מפשטת את העסק, מייצרת סדר בתפעול העסק, עוזרת בפוקוס ומיקוד, ומקלה על תהליך הצמיחה והפיתוח של העסק בכך שמכינה את העסק להעסקת עובדים לפי תפקידים ברורים. צרפתי בתמונה את המבנה הארגוני של החברה שלנו מתוך מצגת שאנחנו מעבירים לעובדים חדשים.
שיטתיות – נסו להכניס כמה שיותר שיטתיות לפעולות שחוזרות על עצמן בעסק שלכם. חשוב מאוד שתהיה דרך פעולה מתוכננת וקבועה מראש לתהליכים שונים שחוזרים על עצמם בתפעול של העסק. שיטתיות היא הדרך הטובה ביותר למנוע טעויות, לעבוד במהירות וביעילות ולהקל על הכשרת עובדים. נסו לשבת עם עצמכם ולחשוב על כל השרשרת התפעולית בעסק שלכם מהשלב הכי ראשוני ועד למכירה ללקוח. תחשבו על הדברים שאתם או העובדים שלכם עושים יום יום ואיך אפשר להפוך אותם לשיטתיים יותר.
מערכות ניהול, ואוטומציה – יש היום כל כך הרבה פלטפורמות שיכולות לעזור לעסקים קטנים וגדולים בארגון של המידע בעסק וניהול תפעולי של העסק. ולא אני לא מדבר על אקסל, ג’ימייל ווורד. הפלטפורמות האלה גם מגיעות עם אפשרויות אוטומציה בהתאמה אישית שיכולות לסייע מאוד בניהול תהליכים הקשורים בתפעול העסק בשוטף ובכך למנוע טעויות, ולהקל מאוד על קליטה של עובדים חדשים שבעצם מגיעים לסביבת עבודה מנחה ותומכת.
לדוגמא, אנחנו פיתחנו בחברה CRM מבוסס Podio עם אוטמציה בהתאמה אישית למודל שלנו. אנחנו גם כל הזמן ממשיכים לשפר את המערכת ככל שהחברה מתפתחת. היום העבודה של כל העובדים בחברה מתבצעת בתוך המערכת הזאת. לדוגמא, העובדים שלנו במחלקת הרכש לא נדרשים לזכור או לנהל רשומות בעצמם כדי לדעת באיזה שלב הם נמצאים עם כל נכס בתהליך ומה הם צריכים לבצע. הכול מתועד במערכת שגם פותחת משימות בצורה אוטומטית בהתאם לשלב בוא הם נמצאים ובכך גורמת לעובדים להיצמד לפרוסס של החברה (דיברנו על שיטתיות) ומנחה אותם מה צריך לעשות.
KPIs – Key Performance Indicators
מדדים על פיהם אומד העסק את רמת הביצועים שלו. אנחנו משתמשים ב KPIsכדי למדוד בצורה כמותית את העובדים שלנו והחלטות שונות שאנחנו לוקחים בחברה. שימוש ב KPIsברמה יומית מאפשר לנו להיות ממוקדים בשיפור התפעול של החברה ובהגעה למטרות שהצבנו לעצמנו. התחלנו להשתמש ב KPIs לפני שנה בערך וזה שינה לנו את העסק. פתאום הרבה יותר קל לנו להבין מה עובד טוב ואיפה צריך לתקן.
לדוגמא, כל עובד במחלקת הרכש שלנו ממלא מספרים לגבי שבעה פרמטרים ברמה יומית: כמה שיחות עשה באותו היום, עם כמה אנשים באמת דיבר, כמה וויסמייל וטקסטים השאיר, כמה פגישות קבע, כמה הצעות נתן, כמה חוזים כתובים שלח, וכמה חוזים נחתמו. מעקב אחרי המדדים האלה מאפשר לנו לתת ציון כמותי לעובדים, להבין את החוזקות והחולשות שלהם על מנת לשפר אותם, ולבצע מעקב שוטף על כל העובדים.
הכשרת עובדים – עובדים שמצטרפים לעסק צריכים לעבור הכשרה מקיפה על התפקיד שלהם. זה נשמע ברור מאליו אבל משיחות שהיו לי עם לא מעט בעלי עסקים קטנים הבנתי שלא כך ורב המעסיקים נותנים הכשרה מאוד רזה ופשוט זורקים את העובדים שלהם למים.
ההכשרה צריכה להתמקד בשיפור היכולות הנדרשות לביצוע אותו התפקיד, סטנדרטים של עבודה בחברה (How to do thing in the company), דוגמאות אמיתיות, סימולציות וכל דבר שיכול לעזור לעובדים החדשים להיקלט בצורה חלקה יותר. כדאי להקליט את ההכשרות הללו על מנת לבנות הכשרה דיגיטלית שתחסוך לכם לא מעט זמן להעסקת עובדים חדשים בעתיד.
לדוגמא, אצלנו בעסק יש הכשרה של שבוע לקולד קולרים שהליד מנג’ר מעביר. ההכשרה מורכבת מסרטונים שהעובד החדש רואה לגבי התפקיד ומערכות החברה, האזנות לעובדים קיימים, וסימולציות. רק לאחר מכן העובד מתחיל לחייג ללידים.
במחלקת הרכש לעומת זאת (תפקיד שדורש הרבה יותר מיומנות) יש לנו הכשרה הרבה יותר מקיפה שלוקחת חודש שלם. כן אשכרה חודש שלם עד שהם בכלל עושים שיחה ראשונה למוכר. ההכשרה נוגעת בתחומים רבים כמו ביצוע אנליזה לנכסים, קורס אונליין מקיף העוסק באקוויזישן ומשא ומתן שרכשנו עבור העובדים, לימוד מקיף של ה Sales Process שלנו ואיך לבצע שיחות עם מוכרים בצירה שיטתית, שיעורים מוקלטים של שיפוצים, חוזים, מערכות חברה ועוד.
ממליץ מאוד גם לכתוב SOP – Standard Operating Procedure עבור כל תפקיד בעסק. בעצם מסמך כתוב שמסכם את כל מה שנדרש מאותו תפקיד בעסק לעשות ועל מה בדיוק הוא אחראי. המסמך צריך להיות כתוב משלב ההכשרה ועד השגרה לאחר שהעובד סיים את הכשרתו. ממליץ גם לתת לעובדים לקרוא ולחתום על המסך כדי לייצר מחויבות אמיתית לתפקיד.
ניהול עובדים בשגרה – ניהול עובדים בשגרה מתבצע אצלנו באמצעות ה CRM, KPIs ופגישות. לגבי השניים הראשונים כבר דיברתי. כל עובד אצלנו עובד בתוך ה CRM שפתחנו שמהווה פלטפורמה מנחה ותומכת לעובדים במיוחד בהתחלה. בנוסף ישנה דרישה מכלל העובדים להגיש דוח KPIs יומי שמאפשר לנו למדוד את העבודה שלהם. מעבר לשני הדברים האלו אנחנו גם מבצעים פגישות יומיות קצרות של כל מחלקה ופגישות שבועיות. הפגישות היומיות לוקחות משהו כמו רבע שעה 20 דקות ואנחנו בעיקר עוברים על ה KPIsשל היום הקודם ונותנים לעובדים מוטיבציה. הפגישה השבועית היא פגישה יותר ארוכה בה אנחנו נותנים משוב לעובדים, עדכוני חברה, מבצעים call reviews, ומציבים מטרות לשבוע הקרוב.
דבר אחרון בהקשר זה – ממליץ לכם גם להשקיע בעובדים שלכם ברכישת תכנים לימודיים גם לאחר ההכשרה וכמובן לתגמל בבונוסים שמגיע.
האצלת סמכויות – הטיפ שלי אליכם הוא תאצילו סמכויות לעובדים כמה שיותר מהר. כמה שיותר תפנו את הזמן שלכם ממשימות low levelככה יהיה לכם קל יותר לפתח ולנהל את העסק בצורה הכי טובה. העובד הראשון שאני ממליץ לכל יזם לקחת זה עוזר/ת אישי. מטרתו של העוזר שלכם היא בראש ובראשונה לפנות את הזמן שלכם ככל שניתן. עליו לבצע משימות אדמיניסטרטיביות שלוקחות ממכם הרבה זמן ביום יום, ובגדול להתמודד עם פתרון של בלתמים שקופצים במהלך היום. היום אני לא מצליח לדמיין את החיים שלי בלי העוזרת האישית שלי בחברה ואני חושב שההשקעה בעוזר/ת אישי חוזרת בענק ליזם ולחברה.
אז אלו חלק מהכלים/תהליכים/שיטות שאנחנו מיישמים בחברה שלנו ועזרו לנו לגדול ולצמוח במהירות. בזכות הדברים האלה אנחנו נמצאים היום במקום שיש לנו סיסטם יציב וכזה שמאפשר לנו להגדיל את החברה, להעסיק עוד עובדים ולהיכנס לשווקים חדשים על מנת לשכפל את המודל ולעשות סקיילינג בריא.
אני מקווה שהצלחתם לקחתם מהפוסט לפחות משהו אחד שיעזור לכם לשפר את העסק שלכם ונתראה מחר בפוסט 4 ?
Responses